Modules Gérance
Etat des lieux
Fini le document papier illisible. L'état des lieux s'informatise et devient un document archivable, consultable et rééditable. Sur place, à partir d'un ultra portable, les états des lieux entrants et sortants peuvent être saisis permettant ainsi une comparaison automatique des deux états.
- Gestion des profils des biens (T1, T2, T3, etc.)
- Saisie assistée avec dictionnaire sémantique
- Intégration de photos ou vidéos
- Edition sur place de l'état
- Comparatif entre l'état des lieux entrant et sortant
- Réactivité avant la relocation (travaux à faire d'urgence etc.)
Interface CAF
Le module CAF procure un énorme gain de temps et supprime les risques d'erreur en évitant toute saisie manuelle. Il permet d'intégrer les fichiers provenants de la CAF : le fichier des paiements mensuels et le fichier des régularisations éventuelles. Le module met à jour le nouveau montant CAF dans la fiche locataire et intègre automatiquement les règlements en comptabilité.
Une fois par an, la CAF envoi un fichier pour la mise à jour des loyers. Ce fichier est intégré dans Ultimmo gérance, les loyers sont mis à jour automatiquement puis le fichier est renvoyé à la CAF.
Modules Syndic
Assemblées générales
Ce module permet de saisir les résolutions de l'AG soit manuellement, soit à partir d'un modèle prédéfini pour générer les convocations.
- Lors de l'assemblée générale, la saisie des présents, représentés et absents permet de vérifier les quorums et de contrôler les pouvoirs. Il est possible de saisir les résultats des votes en direct et de sortir éventuellement le PV. Les votes sont saisis manuellement (si vote à main levée) ou par l'intermédiaire d'une douchette (si vote sur feuille de vote individuelle).
- Possibilité de compléter le PV pendant l'AG pour éviter la resaisie.
- Possibilité de visualiser les résultats au fur et à mesure pour savoir si la résolution a été acceptée en tenant compte des différentes majorités selon les articles.
- Lors du retour de l'AG, édition des recommandés pour l'envoi des PV. Les PV sont archivés sur chacune des copropriétés, les résultats des votes sont gardés en mémoire pour les litiges éventuels.
Relevés des compteurs d'eau
Désormais, plus besoin de saisir les index. En automatisant la gestion des relevés de compteurs d'eau, vous gagnez du temps et vous supprimez les erreurs.
- Récupération par mails des relevés des compteurs d'eau envoyés par votre prestataire Proxhydro ou la Générale Industrielle.
- Mails intégrés dans Ult'immo Syndic.
- Contrôles possibles avant intégration.
Paye du syndic
Ce module permet la gestion de la paie dans tous les domaines d'activité après un paramétrage sur mesure.
- Edition et archivage des bulletins et de tous les documents nécessaires pour l'établissement des charges sociales (journal de paie, état des charges, DUCS, réduction Fillon loi TEPA, etc.).
- Gestion du social avec possibilité d'imprimer toutes les attestations (IJSS, AT, etc.), déclarations obligatoires (DUE, Pôle emploi, etc.), certificat de travail, solde de tout compte.
- Gestion de la N4DS en fin d'année avec envoi du fichier sur Net entreprises ou sur les sites des caisses concernées.
- Interface des écritures comptables et règlement de la paie des concierges et des employés d'immeuble directement dans Ult'Immo Syndic.
- Evite la saisie et les risques d'erreur.
Modules communs, gérance, syndic, transaction
Gestion des travaux et diagnostics(gérance et syndic)
Grâce à un suivi rigoureux des travaux, des interventions et des diagnostics, améliorez l'efficacité de votre gestion et gagnez en sécurité.
Pour chaque intervention, travaux ou diagnostic :
- Enregistrement des évènements
- Gestion des actions induites par les appels des locataires ou des propriétaires
- Gestion des fournisseurs ou des prestataires à faire intervenir
- Gestion des devis fournisseurs
- Gestion des relances de devis
- Suivi des travaux, intervention, diagnostics: traités, non traités, terminés, en cours
- Intégration et archivage dans Ult'immo Gérance
- Traçabilité des évènements
- Intégration des documents envoyés par les prestataires de diagnostics (pdf, scan)
Relocation(gérance et transaction)
Ce module a été conçu pour optimiser la gestion des biens à remettre en location
Tous les lots à relouer dans Ult'Immo Gérance sont transférés vers Ult'immo Transaction.
- Affiches vitrines pré-formatées
- Catalogue des biens à la location
- Envois de mails
- intégration de photos, vidéo
- Recherche multicritères pour les personnes intéressées par une location
- Publication automatique sur les supports de vente les plus en vue (Seloger, Immostreet, Logic-Immo, Paru Vendu, Top Annonces, etc.) ou sur votre site personnel.
- Choix des sites de publication paramétrable pour chaque bien.
- Tous les éléments sont archivés. Lors d'une nouvelle relocation, le traitement est très rapide.
Numérisation des factures fournisseurs(gérance et syndic)
Ce module permet de scanner toutes les factures des fournisseurs. Il rend la consultation des documents extrêmement conviviale et rapide.
La saisie se fait une fois la facture scannée à l'écran. Elle peut être facilitée par la création de contrats dans lesquels il est possible de paramétrer un grand nombre d'informations.
Lors du paiement des fournisseurs, la facture est attachée à la ligne d'écriture correspondante dans les extraits de compte. En cliquant sur la ligne, n'importe quel collaborateur peut visualiser la facture et l'imprimer.
La facture est également archivée dans le suivi des fournisseurs, de manière à faciliter la consultation pour chacun d'entre eux.
En gérance, il est possibile d'envoyer ces factures à la suite du décompte de gestion ou lors de l'édition des revenus fonciers. En syndic, ces factures peuvent être imprimées lors des arrêtés de compte de copropriété.
Modules généraux
Archivage
Consultez directement de votre poste de travail tous les documents dont vous avez besoin.
Un gain de temps et d'efficacité très appréciable.
Tous les documents sortants d'Ult'immo sont archivés. Ils sont classés sur les fiches copropriétaires, copropriétés et fournisseurs pour le syndic, propriétaires, locataires et fournisseurs pour la gérance. Ces documents sont ensuite consultables et éditables sans aller dans le dossier papier.
Les documents entrants (courriers, mails, photos, vidéo, scan) sous tous formats (Word, PDF, JPEG etc.) peuvent êtres archivés et classés dans la même logique que les documents sortants.
Tous ces documents sont consultables à partir des fichiers respectifs. Ils ont modifiables éventuellement (courrier non terminé), éditables et envoyables par mail. Il est possible de faire des sélections à partir de mots clefs ou de type de documents.
Mail et Fax automatiques
Economisez les timbres et le temps perdu à mettre vos courrier sous plis. Rapide, économique, écologique, le mail est désormais incontournable.
L'option mail automatique permet l'envoi de mails au coup par coup ou en rafales.
Il fonctionne avec tous les documents issus de la suite Ult'immo : avis d'échéances, reçus de loyer, décomptes de gestion, aide à la déclaration des revenus foncier, appels de fonds, etc.
Lecteur de chèques
Ce module permet de scanner les chèques et de les intégrer automatiquement en comptabilité après lecture du code CMC7 (ligne en bas du chèque) et reconnaissance du payeur.
- La saisie se fait en masse.
- Il est possible de saisir des chèques de gérance et de syndic. A la validation, chaque remise sera créée dans le module correspondant. Après validation des remises, un fichier est envoyé à la banque qui intègre les remises sur chacun des comptes.
- Il n'est plus nécessaire de trier les chèques à réception, la banque les récupère dans l'ordre de saisie.
- Cela facilite la saisie, limite les risques d'erreur d'imputation et permet de gagner du temps de tri.
- Il n'est plus nécessaire d'éditer les remises papier car elles sont archivées. La banque n'a besoin que du fichier. Gain de temps et d'argent.
- Tous les chèques scannés sont liés à l'écriture de règlement du copropriétaire ou du locataire et donc visualisable à tout moment en cas de litige.